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那几个IT方法能为厂家节省,公司中最常见的ERP运营难点

CIO须知:企业中最常见的ERP运维问题

对于CIO们来说,企业资源计划系统(ERP)需要企业投入大量的资金、人力和时间去建设,其中每一部分都需要上千乃至上万美元的投入,而部署时间常常需要耗费数百个工时。尽管成功的ERP能够帮助企业梳理工作流程、削减成本,但是一个规划与部署不合理的ERP则会导致公司成本上升、生产效率降低。那么CIO们,你们部署的ERP是否是成功的呢?以下就是企业中最常见的ERP错误以及解决方案,2014快过去了,看看在最近的一年里你有发现类似的问题吗?

规划不合理

如果你希望你的ERP项目能够取得成功,那么合理的规划就非常有必要。你不能放任你的ERP随意建设。许多公司在对ERP软件评估之前,并没有提前进行规划。这常常会导致后面的混乱。因为,没有进行前期规划的企业无法充分了解企业内部的需求,更不能将ERP的功效发挥最大。为了解决这一问题,CIO们应当在选择ERP系统之前,对公司的各项流程和策略进行一次内部梳理。此外,还建议可以将企业不同部门的用户集合起来组成一个ERP评估团队。CIO们如果你认为企业自身没有能力对ERP进行恰当的评估,那么可以考虑聘请经验丰富的第三方或中立厂商做顾问。他们对于你所从事的行业ERP部署有着相当丰富的经验。

对ERP厂商没有进行正确的审核

许多用户仅仅听了ERP厂商销售团队的宣传就决定购买其产品了。然而,一旦完成了部署,他们很惊诧地发现系统功能受到限制、效率低下,并且会对现有的企业内部最佳流程产生负面影响。用户要一直寻找参照物,要求厂商提供至少与他们合作过的三家公司的名称,问厂商他们的业务范围包含哪些行业,他们能够与哪些公司联系并讨论软件的部署问题。然后再与他们讨论软件功能、性能和面临的挑战。如果厂商没有(或没能)提供三家公司的名称,那么就不要选择他们,除非你想成为他们的一只小白鼠。

不理解或不使用ERP系统的核心功能

仅有46%的ERP用户称他们对自己使用的ERP系统的功能有着深刻的理解。不清楚系统的功能,公司就无法让业务程序自动化,也无法更快完善系统功能,更谈不上利用ERP来实现业务目标。而系统升级、功能增加、维护等成本也将更盲目、更高,ERP部署在这种条件下是不可能取得成功的。建议CIO们可以创建一个列有ERP所有功能的总清单,并追踪其使用情况,定期的对列表进行评估以确定哪些功能正在被使用,哪些功能最为核心。这些功能目录能够用于培训新员工,编写测试脚本,对审核、报告等需求也能提供帮助。

低估了所需要的时间与资源

所有的公司基本上都低估了部署新ERP系统所需要的时间与资源。那么如何计算一名有经验的部署者所必须的系统建设时间?例如,软件的成本为20000美元,那么在一名合格顾问的帮助下,其将耗费200个工时或五周时间进行部署。如果你打算在没有专业人员的帮助下自己进行部署,那么所需要的时间将会翻倍。

没有挑选最合适的人员进行ERP部署

很多时候,在ERP部署的开始阶段,公司就没有挑选到合适的人员参与部署。ERP是公司建设的最大IT项目之一。因此,如果在决策中没有各个部门相关的使用者参与,那么难免将来的使用中会出现错误,规划也会不周全。”许多公司关注如何得到各部门主管们的重视,而不是在公司的各个部门中挑选出关键的参与者。除了IT部门外,还应当有来自财务、运营、制造、采购和仓库等部门直接参与人员加入其中。这样做的好处是:从一开始,雇员就能够积极从事ERP部署,将资金用到企业各个部门最需要的地方。

没有设置员工任务处理的优先权

在部署ERP系统时,员工在降低延迟、提高完成时间方面能够做的最重要的一件事是减少多任务处理。当处理多个任务和频繁切换设备时,员工的工作速度非常慢。优先权系统应当不仅仅显示何时做什么任务,而且还应当向管理员提供急需他们解决的问题。ERP部署经理需要部署一个严格的问题鉴别程序以能够立即显示并解决问题。

在培训和变革管理方面没有进行投资

缺乏适当的培训是ERP系统建设后最常见的问题。由于员工不理解新系统,因此还会导致员工憎恨新系统。确保在新系统投入使用之前,员工能够适应新系统的工作流程,可帮助你的ERP项目取得成功。CIO们如果不进行培训,不经常与使用者进行沟通,那么最终你得到的只是一款价格昂贵的Excel软件。

低估了精确数据的重要性

CIO们,你的ERP系统是否仅仅在有数据时才会发挥作用?如果你希望你的ERP部署能够取得成功。从建设开始,必须要在适当的位置,放置适当的程序设计和程序参数,以最大限度的降低出现错误的可能性。

没有设定ERP部署目标的主次

无论ERP系统多么强大、灵活性多高,它们都无法理解企业所有的商业逻辑。在ERP部署中最常犯的一个错误是ERP被设定为仅运行一项业务。”为了避免这一代价昂贵的错误,公司应当重视ERP部署,以优化价值链、追踪成本为主要目标。其它情况都应当是次要的目标。

没有停用陈旧、废弃的应用

如果公司在ERP系统部署期间,没有积极的停运陈旧的系统,那么最终新系统将会被陈旧的系统拖后腿。陈旧的系统需要企业花钱运维、花钱对硬件和系统进行升级、花钱与核心的ERP系统安装接口。”部署ERP系统的初衷是为了合理化工作流程,降低成本和减少浪费。

没有主动的负载测试环境

通过少数几个测试用户,根本无法看到ERP部署所产生的真正效果。为了能够看到部署后的真实效果,以及避免出现损失惨重的意外宕机事故,CIO们必须要模拟用户负载。

忽视了第三方维护服务的备份方案

尽管许多公司能够从第三方提供商那里获得相同水平的服务维护服务,但是许多公司还是坚持选择收费高昂的原厂维护。公司在维护方面可以尝试所有的选择,包括可与之直接协作并提供服务的混合支持提供商,以及独立于厂商合作项目之外的提供商。第三方支持备份方案可以很轻松地将维护成本降低30%至50%。”

没有制定维护策略

不进行系统预防性维护的企业,无法充分发挥其ERP成本的优势。如果不进行维护,他们的系统(在技术层面上)将随着他们的业务程序一起很快被淘汰。”此外,他指出:“重要的是保持ERP核心应用一直处于最新状态,通过正确的方法解决系统潜在的风险,以及在安装技术方面需要不断改良。这样在运行升级包时,用户的体验才能受到最低程度的影响。

对于CIO们来说,企业资源计划系统(ERP)需要企业投入大量的资金、人力和时间去建设,其中每一部分都需…

【51CTO.com原创稿件】假设一家传统的小微企业,全公司上下大概50人,其IT技术部门人员设置为1名项目经理、1名技术顾问、1名资料统计分析人员、2名网络运维人员、1名信息系统工程师;其次,硬件投入包括:电脑六台、网络设备、打印机、消耗品及其他维护费用等。所有费用均按下图所示。

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按上图计算,IT部门一个月的支出就达到77300元。如果选择外包,一年节约的成本就能买辆“豪华宝马车”了。当然,上述仅仅是个简单案例,企业的现实情况往往更复杂。不过,作为企业的CIO,你是否有好的方式、方法能为企业省下几辆、几十辆、甚至几百辆宝马车的费用?带着疑问,51CTO记者走进多家企业,与众多CIO一起探讨企业IT成本的节约之道。

1.IT成本支出的去向

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早期,IT部门通常被视为“只花钱不赚钱”的耗能部门。后来,随着新技术层出不穷,IT在企业扮演的角色也越来越重要。不过,为了更高的收益,开源和节流往往是企业必不可少的两个路径。而今天要介绍的是如何节约IT成本。

IT成本分为隐性成本显性成本。其中,显性成本包括硬件、软件、IT服务采购成本、以及一些安全、设备维护成本;而隐性成本,主要隐藏在IT管理活动的细节之中,包括IT资源使用效率低下、IT决策执行偏差、IT工作流程落后等导致的成本。

那么,在CIO眼中,哪些成本在IT总支出中所占比例最高呢?

人力成本。广州微圈信息科技有限公司副总经理苏衡在接受采访时提到,公司目前采用混合云,因此大部分业务都放在了云上。他表示,公司IT成本主要在于人力投入。

硬件投入。不同行业CIO们意见并非一致。被问到相同问题时,邯郸市永年区中医院CIO宋晓锋说:“投入大部分在于硬件,软件反而不多。”与此同时,他提到,医院的信息化建设比较简单,主要包括收费、药房、医嘱的电子化等,相对于软件投入,硬件投入会更多;

系统更新、设备维护。“我们公司IT投入主要集中在IT设备更新、新系统开发、现有系统优化以及系统维护方面。”长虹佳华信息总监林进强调,长虹佳华作为长虹的控股公司,其信息化建设比较完善,基本完成了基础网络建设、办公系统、ERP系统及主要业务系统的建设。

2.成本or效益,二者不可兼得

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一次商务午餐的餐桌上,一家市值几十亿美元的《财富》500强公司CIO对公司CFO大动肝火,“那个家伙光想着削减成本!”他火冒三丈地说:“他根本不关心系统运作的好坏;他也不管维护、改善系统意味着什么;他也不想想如果今年多花100万元,明年是不是能够节省1千万元。他只会向大家证明自己是削减开支的鼻祖。”

上述场景每天都会在世界各地上演,那么对于CIO来说,IT成本和效益他们会如何抉择?

苏衡表示,每个项目都有其业务目标,IT仅仅是业务的一部分。因此,CIO要与其他部门的同事达成共识。“在达成共识之际,要先考虑效益,再考虑成本。”他强调,CIO应重点关注项目贡献率项目生命周期

在被问到成本与效益如何做取舍时,广东长鸿实业集团有限公司信息负责人殷鹏的回答就耐人寻味了。他用六个字来回答,即“求生存,谋发展”。其所在IT部门之前在公司地位并不高,当他开始尝试削减成本时,并未得到公司上下的信任。他表示,求生存,即从需求管理出发,寻找一个最能体现IT价值的项目进行实施,实现高层对IT价值的肯定,增强IT影响力;谋发展,即信息化建设需按项目价值从高到低进行建设,如必需建设而价值较低的项目需适当控制,而且无需考虑后期应用,但是,必需考虑扩展。

“在企业IT建设过程中,最重要的是平衡IT投入、建设目标与时间的关系。”林进说,IT建设的最终目标应聚焦在企业核心能力、运营效率的提升。他建议,从规划方面来说,应从公司战略和运营战略出发,规划与之相配的信息战略,进一步根据业务需求、IT架构要求来整体规划各个信息系统;从实施角度来说,应尽可能采用通用、开放、成熟的软硬件技术架构。

联合信用评级有限公司信息技术部总经理董学杰的观点在IT规划上与苏衡相似。不过,在成本or效益这个问题上,他指出,在明确公司战略与核心业务的基础上,建立与之适应的团队,选择合适的技术与运维体系,是成本控制与效益提升的根本所在。“
企业的IT部门不同于专业软件公司,团队规模和专业能力都存在差距,因此,明确为达成规划目标而具有的核心能力就显得尤为重要了。”无论是专业软件研发、还是软件运维基础上小规模的定制开发,是通用业务应用软件开发,还是处理大规模并发的应用研发等都需要明确。

3.CIO们的成本削减之道

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对于众多企业而言,IT不仅是运营工具,也是创新平台,换句话说,IT不仅是成本因素,更是企业生存和发展的基础。那么,面对削减成本的问题,CIO又有哪些行之有效的方法呢?

1.虚拟化。林进表示,针对内部信息系统,他们采用了虚拟化来降低系统建设成本,包括存储虚拟化和服务器虚拟化。在部署虚拟化后,尽管应用系统持续增加,但是,设备数量却大幅降低。服务器数量从最高峰时的116台,降低到目前的86台。同时,逐步将ERP系统从IBM
RS6000小机迁移到X86物理机和虚拟化平台上。目前,长虹佳华已关闭了数据仓库相关的全部7台小机,ERP相关的6台小机也将在迁移完成后全部关闭。存储虚拟化使现有的存储得到充分利用,性能也得到大幅提升;

2.云计算。“我们企业主要采用本地部署与云端部署相结合的方式,利用公有云提供的基础设施和能力,提供对外服务产品,降低企业设备采购及运维成本。通过本地部署核心业务系统可以保证性能,同时即时备份外部数据能保证公司数据安全。”董学杰说;

3.服务外包。“对于一些专业技术性强而企业发展必需的项目,可采用外部采购的方式来降低研发周期。”董学杰强调;

4.IT设施标准化。殷鹏表示,他采取的方式是制定公司信息化标准,对终端设备的配置、采购,进行标准统一。这样使得桌面运维故障下降43%,人力资源的利用率大幅增加;

5.网络及语音网络及语音。“统一的供应商、统一产品、统一全集团业务对接人、统一合同签定可节约大量成本。”殷鹏认为,所有环节相继统一后,可实现项目间数据共享、设备互联、网络优化及数据安全提升。现实情况是其企业网络、语音费用成本下降37%,大幅度降低管理成本;

另外,除了云计算、虚拟化,超融合架构、自动化运维产品、人工智能也是CIO目前正在重点考察的方式,不过,他们目前还没有具体的实施计划。

企业开源节流的方法多种多样,希望能够找到属于自己所在企业的IT成本削减之道,真正做到为公司节省“100辆宝马车”。