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制作excel表格有什么规则,你早该这么玩Excel

表格文件的命名

同部门或同单位甚至同系统内,应该使用相同的文件命名方式,方便大家之间的表格文件的交流。如:“2018年4月人事部考勤记录表”,看到文件名,就知道了文件的大概内容,一目了然。

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关于这个问题,朋友们有什么补充,欢迎在下方留言。

我是今日头条一只吃花的猫的作者。专注于Windows及Office相关操作的学习和使用。朋友们如果喜欢,麻烦点赞、评论、转发!谢谢支持!期待着与大家的交流和探讨。

回答:

excel规则很多需要慢慢学习哦!

今天跟大家分享一个小技巧!

《列字段太多怎么办?那就做个下拉菜单吧!》

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Excel表格列数据太多阅读太费劲?

鼠标左拖右拉眼花缭乱?

那么给他个下拉菜单就够了!

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举例上表中有四列数据,现在我们将对表题部分做下拉菜单,选中字段后即可选择指定列。

1、选中整表数据后单击选择中功能

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2、在对话框中勾选单击确定。

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3、在单元格名称框中就会出现我们所有的列字段。

动图演示

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同理我们还可以对所有的行标题做个下拉菜单。但是意义可能不是很大,因为行本身自带筛选功能呢。

Excel只能筛选行,而不能筛选列,那我们怎么删除我们想删除的列呢,一列列删显然费时费力。

表格标题的设置的要求:

表格必须有且只有一行标题。没有标题或多行标题,Excel在进行统计处理的的时候就会出错。

在设定不同字段的填写顺序时,一定要按照思维顺序(工作顺序),比如记录一款APP的数据,肯定是先有下载,然后才会有激活和注册。

2、同列为同类信息,不要混合

这个也比较好理解,日期列都是日期,不要夹杂销量,筛选、计算、计数等等都比较方便。

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10、汇总表误用手工来做

我这里主要讲的是excel作为数据源的规则,因为数据源是excel最基础最强大的功能,统计分析以及数据展现都是在数据源的基础上进行的,数据源没有问题,会为后面的操作打下一个良好的基础。

选中写有阿拉伯数字的单元格——右击「设置单元格格式」——「数字」——「特殊」——中文大写数字

5、每个单元格最好为单一的数据信息

比如销量列,就是单纯的销售数据,而不要带有单位,为后期的统计增加不必要的麻烦。如果需要单位,可以另外备注,也可单独列单位字段。

3、分隔列

这些规格,不是说非此不可,只是会在后期的深度加工中或多或少的出现错误,错误是数据统计分析的大忌,修正错误不如在一开始就刻意避免它。

例:

这个问题不错,就此将我使用excel的经验总结一下。

选中需要移动的数据列—光标移动到列的边缘——光标变成手指图形——按下「shift」不松开——拖动选中列至新位置——松开鼠标及「shift」键

7、数据源中不要含有小计

这个也是经验之谈,原始数据与合计数据混合的表格,会为后期的数据加工带来不必要的麻烦,比如数据更新时要同时更新合计数据,比如再次加工分析,也要考虑合计的影响。

因此,数据源中最好不要任何的合计数据,如果需要,再次加工就好,这样数据源可以做为基础数据,多次使用,按需加工成不同类型的汇总表。

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比如将表格中的月与日分开,利用「数据」—「分列」

6、不含有合并单元格

这是因为合并单元格只保留左上角一个单元格中的数据,统计汇总时,其他单元格会当做空值处理,这也会造成后期数据统计的错误。

9、数据分列与合并

excel表格有很多种,即可作为数据源使用,又可作为统计表,一定情况下,也是非常不错的数据可视化工具。

Ch 1 换个角度玩Excel

原始数据表只输入数据,不进行任何统计和运算

把原始数据表复制一份,对复制的表格文件进行统计和运算,确保原始数据的安全。

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很多朋友喜欢将表格的第一行留给标题,选中单元格—合并居中—写上标题,以前我也这么干,但这样做其实破坏了源数据表。

必要时使用编码代替大量文字

当表格中需要文字描述字数较多,并且品类较多时,可以给相应对象编码简捷的数字加字母的编码,便于编辑和统计。

7、表格数据要完整,不要留空

4、信息格式正确

这个是比较常见的错误,用文本形式保存的数据、日期等等。不同的格式在统计中会有不同的结果,这对正确性是非常不利的。

因此,日期就用日期格式,数据就用数值格式,这个是非常好的习惯,也是规则。

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小技巧:数据列的移动

1、最初的数据最好为一维表

一维表的特点就是第一行为字段,每一列都是此字段下的同类信息。如下图所示:

图片 11想对应的,二维是两个维度对应相应的数据,一般列对应一个维度,行对应一个维度,这样数据比较直观,所以常用在汇总表、统计表中,如下图所示,列为日期,行为产品:

图片 12二维表通常是在一维表基础上加工而来,所以一维表是基础。

一维表和二维表是可以转换的,这里就不详述了。

本章开始讲一些实质性内容,但其实是那种百度一下就可以知道的小知识点。

每列数据格式必须是标准的格式;

例如输入日期。Excel中能识别的标准日期格式有“2018-4-22”或者这种“2018/4/22”,不要随意的输入“20180422”这种形式的。后期,如果需要调用跟日期有关的函数时,是无法正确使用的。

就目前看下来的情况,并不推荐大家买这本书,感觉作者写了很多「废话」来凑成这本书。

即便跳出excel,其他软件要引用excel数据,也需要一个良好的数据源格式。

未完待续···

慎用合并单元格:

合并单元格后,会使很多的表格操作都无法进行。如果需要上报,也要自己备份一份无合并单元格的表格,便于后期修改。

这样行与列就互换了,筛选出你想筛选的行,再「转置」回来就行了。

3、字段名称唯一,且不为空

字段是指第一行的名称,唯一同一个性质的数据放在同列,例如所有的日期都放在日期列里,字段名称也为日期,如果再有一个日期列,可能你自己知道他们的区别,但是别人不知道,机器也不知道,机器运算时就会出错。当然,日期也可分订单日期、发货日期、回款日期等多列。

不为空是指第一行的字段名称不要为空,比如创建透视表时,空字段就会报错。

5、多余的表头

8、数据源最好是一个连续的整体,不要有空行或空列

这个也比较好理解,比如在套用表格式时,空行或空列会直接将表的区域隔开,默认为数据区域到空行或空列为止。

在数据透视表中,空行或空列也会报错,或者是空值。

目前想到的就这些,希望能帮你建立一个完美的数据源表格~


专注分享高效工作技能,助你“职场UP”,欢迎点赞和关注。

回答:

谢邀!

Excel表格软件的设计宗旨就是方便对于数据的编辑和统计处理。因此,在制作excel表格里,要充分考虑后期使用的便利性,一切的设计都基于这点出发。一方面方面自己对表格数据及统计结果的使用,另一方面也要方便别人的使用。

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因此,在制作excel表格里,要遵循以下原则:

最近在看伍昊的《你早该这么玩Excel》,不太记得自己当时为什么会买这本书,可能是受了亚马逊推荐书单的蛊惑吧。

学会利用现有的数据模板

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将月与日合并,利用「&」符号

问题:制作excel表格有什么规则?

小技巧:删除列

回答:

类似于第一宗罪

小技巧:批量录入

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如何将2134写成「贰仟壹佰叁拾肆」

「在Excel默认的规则里,连续数据区域的首行为标题行,空白工作表的首行也被默认为标题行」

整章只有一个中心思想,就是做好一维的源数据表,以不变应万变。什么是一维源数据表呢,就是一张明细表,不使用任何公式。

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4、多余的合计行

当你想要对列与列之间的数据做区分的时候,请巧用边框线,千万别空出一列来作为分隔栏,这样会破坏数据的完整性。

复制所有数据——在待黏贴处选择「选择性黏贴」——「转置」

不要在源数据表中做合计,破坏数据的完整性

8、将源数据记录在一张表中,不要分成N张表进行记录

标题放哪里呢?要么写在工作簿中,要么写在工作表处

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注:此方法只适用于转化整数,带有小数的无法正常转化

如果没有数据就填写「0」或者填写文字说明,一定不能空着什么也不写

1、标题的位置

每次你合并单元格时都会提示你只保留第一个单元格的数据,因为你合并以后,Excel只能识别第一个单元格的数据,其他被合并的单元格数据都为空。

Ch 2 十宗罪进行时

小技巧:阿拉伯数字变大写文字

2、填写顺序

如果你要在多个单元格(这些单元格既成不了行也成不了列)中录入数据,ctrl+c复制你需要录入的内容——鼠标点击你要录入的其中一个单元格——按住「command」——选中你要录数据的所有单元格——松开「command」——按下「retutn」

给大家总结一下这本书的核心内容。

做好源数据表,其他交给excel来搞定。

6、源数据表中不要合并单元格